Chu trình PDCA

QA/QC Jun 06, 2022
  1. Khái niệm
  • Chu trình PDCA là chữ viết tắt của:

- Plan: lập kế hoạch

- Do: thực hiện kế hoạch

- Check: đánh giá kết quả

- Act: hành động cải thiện

Chu trình PDCA là chu trình lặp lại các hành động Plan (kế hoạch), Do (thực hiện), Check (đánh giá), Act (cải tiến) ...

  • Qua đó chúng ta có khái niệm về PDCA như sau: PDCA là một vòng chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay các mục tiêu đề ra và cứ thế lặp đi lặp lại chu trình thay đổi này, từ đó dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình được đưa vào áp dụng.

2.「P」Plan

  • Khái niệm: P của PDCA là giai đoạn thiết lập mục tiêu và tạo kế hoạch công việc
  • Lập kế hoạch được xem là bước khởi đầu quan trọng, đặc biệt là trong quy trình quản lý chất lượng. Bạn cần hoạch định kế hoạch sao cho khả thi nhất, cụ thể nhất và hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh. Khi kế hoạch bạn hoạch định tốt sẽ giúp định hướng các hoạt động tiếp theo đạt hiệu quả.
  • Lập kế hoạch theo nguyên tắc SMART

- Xác định và thiết lập mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Hãy đặt những mục tiêu, mục đích thực tế và vừa sức để có thể đạt được

- Mô tả chi tiết và cụ thể nhất những nhiệm vụ cần thực hiện

- Đặt ra thời hạn rõ rãng và bắt buộc phải hoàn thành cho từng nhiệm vụ

- Xác định những phương tiện, nguồn lực và nhân lực hỗ trợ trong quá trình thực hiện kế hoạch

3.「D」Do

  • Khái niệm: D của PDCA là giai đoạn mà bạn thực thi những kế hoạch đã đề ra ở giai đoạn P (Plan)
  • Những điểm lưu ý:

- Bám sát và thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra

- Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc

- Tuyệt đối tuân theo kế hoạch, lịch trình công việc đã đề ra

- Ghi lại các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện

- Thực hiện công việc theo độ ưu tiên

4.「C」Check

  • Giai đoạn này bạn hãy đánh giá xem bạn có đang tiến hành theo kế hoạch hay đang bị phân tâm sang nhiều thứ khác? Và bạn đã đạt được mục tiêu của mình tốt như thế nào cũng như có những điểm nào bạn chưa đạt được.
  • Check và đánh giá tiến độ thực hiện
  • Ghi lại những vấn đề phát sinh
  • Phân tích điểm mạnh và điểm yếu; cũng như nguyên nhân thành công hay thất bại → Xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề
  • Kiểm tra và so sánh kết quả thực tế với kết quả dự kiến → Đánh giá theo các giá trị 1 cách khách quan

5.「A」Act

Act là hành động điều chỉnh, cải thiện. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào giai đoạn Kiểm tra. Nếu giai đoạn Kiểm Tra cho kết quả khả thi và đạt được như kế hoạch ban đầu thì bạn có thể tiếp tục triển khai và áp dụng kế hoạch vào thực tế. Ngược lại, nếu trước đó phát hiện các vấn đề không đảm bảo chất lượng thì cần điều chỉnh và khắc phục những thiếu sót còn tồn tại:

  • Nâng cao độ chính xác của các biện pháp, phương pháp mà mình áp dụng
  • Tiếp tục làm những điểm tốt và cải thiện những điểm chưa tốt
  • Đưa ra lựa chọn khả thi nhất và áp dụng với kế hoạch.
  • Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh
  • Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

6. Tổng kết

  • Các yếu tố khiến cho PDCA thất bại

- Mục tiêu đặt ra quá cao hay mất quá nhiều thời gian để lập kế hoạch

- Không thực hiện theo kế hoạch đã đề ra

- Đánh giá không chính xác, các tiêu chí kiểm tra còn trừu tượng và mơ hồ dẫn đến không đánh giá, cải thiện được

- Chu trình PDCA bị dừng giữa chừng

- Không lặp lại chu trình liên tục mà chỉ kết thúc vòng lặp 1 lần

  • Các yếu tố khiến cho PDCA thành công

- Làm rõ mục tiêu và thời gian thực hiện kế hoạch

- Ghi chép cụ thể các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện

- Điều tra nguyên nhân gốc rễ của thành công và thất bại

- Kiểm tra tiến độ thường xuyên

- Ưu tiên các kế hoạch cải tiến

Tags

Great! You've successfully subscribed.
Great! Next, complete checkout for full access.
Welcome back! You've successfully signed in.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.