Hôm nay tại hạ sẽ nói về họp (1)

họp hành May 15, 2021

Xin chào các hảo huynh đệ, lại là tại hạ Shun đây

  1. Hôm nay tại hạ sẽ nói về họp (1) – Đi họp đúng kiểu
  2. Mình lại tiếp tục nói về họp đây (2) – Sau buổi họp
  3. Tổ chức buổi họp hiệu quả (3) - Trong buổi họp

Hôm nay tại hạ xin phép tản mạn đôi điều về họp. Sau khi tìm hiểu vài nguồn đặc biệt là cuốn "Được Việc" của tác giả Lê Trọng Tấn.  Thực sự đã khai sáng cho mình rất nhiều. Chắc hẳn ai cũng để ý trong các phòng họp hiện giờ đang được trang bị một chiếc đồng hồ nhỏ nhỏ xinh xinh đúng không ạ. Có huynh đệ nào có bao giờ tự vấn nó dùng để làm gì không?

Câu chuyện là thế này

Tản mạn về họp ở Đại Bản Doanh

Mấy hôm trước trong một buổi thảo luận về việc "Cải thiện chất lượng họp tại Miichi" đã thống nhất một vài nguyên tắc khi họp như sau

* Không biết tiết lộ trước có bị sao không hehe :))

  1. TẬP TRUNG
  2. GỌN GÀNG
  3. ĐÚNG GIỜ
  4. TIẾT KIỆM
  5. TỔNG KẾT

Trong đó từ mục một sẽ có những ý nghĩa như bên dưới

TẬP TRUNG là việc chúng ta sẽ toàn tâm toàn ý vào buổi họp, KHÔNG điện thoại, KHÔNG máy tính, KHÔNG nói chuyện. Tích cực phản biện, đóng góp giá trị cho buổi họp. Hãy tự hỏi lại mình đã thực sự đóng góp cho buổi họp chưa? nếu chưa hãy hỏi mình có cần tham gia buổi họp này không?

GỌN GÀNG trước khi buổi họp diễn ra như thế nào, thì sau buổi họp tất cả các thiết bị, đồ dùng sẽ phải đặt về đúng nơi vốn có của nó, bảng phải lau sạch. Thể hiện tác phong chuyên nghiệp trong công ty. Sau này công ty sẽ lớn nên hơn nữa, còn có nhiều phòng họp nữa mà phòng nào cũng lộn xộn thì hình ảnh sẽ như thế nào ?

ĐÚNG GIỜ  là đúng giờ vào, đúng giờ ra,  phải đặt phòng họp trước buổi họp đó. Chắc hẳn ai cũng đã có lần đến cuộc họp của mình mà vẫn đang đợi cuộc họp khác đang làm việc hay cả team phải đợi một người để bắt đầu buổi họp. Người ta vẫn nói đợi chờ là hạnh phúc. Nhưng chắc hẳn ai cũng biết thời gian quý giá thể nào, nó là thứ chúng ta chỉ có thể tiêu chứ không thể kiếm được.

TIẾT KIỆM cho Công Ty, cho Việt Nam, cho cả Thế Giới. Trong môi trường của chúng ta thì điển hình là việc tiết kiệm điện. Trước khi rời phòng họp chúng ta hãy tắt quạt, tắt điều hòa, tắt máy chiếu, tắt tivi...và tất nhiên tinh thần này không chỉ áp dụng cho mỗi phòng họp. Mỗi người hãy tiết kiệm từ những thứ nhỏ nhất như  tắt máy tính trước khi kết thúc công việc. (Action đã chốt trong buổi Kaizen)

TỔNG KẾT là từ  khá là phân vân trong buổi họp đó, rất khó để có thể tìm ra một từ vừa hay mà lại hợp ý, hợp ngữ cảnh...ở đây tổng kết nghĩa là sau buổi họp đó chúng ta phải có OUTPUT. Họp kế hoạch thì cần phải có bản kế hoạch. Họp báo cáo giải quyết vấn đề thì cần có danh sách các action thực hiện, họp trao đổi thông tin thì cần có biên bản họp, sau buổi họp cần share lại cho các thành viên liên quan. Thế thì họp mới có ý nghĩa, KHÔNG THÌ  HỌP ĐỂ LÀM GÌ ? ĐỂ LÀM GÌ ?

Quay lại câu hỏi cái đồng hồ trong phòng họp để làm gì ? thì đó là action đầu tiên giúp chúng ta có thể control buổi họp làm sao cho đúng giờ. Các huynh đài điều hành cuộc họp, các Facilitator cố gắng sử dụng thật hiệu quả nhé. Sẽ còn nhiều action khác giúp cho chúng ta có thể cải thiện buổi họp theo các tiêu chí trên và sẽ triển khai dần xuống. Nhưng quan trọng trong mỗi chúng ta mỗi còn người phải hiểu và tự ý thức được những điều này  thì mới lâu bền được.

Thái độ của bạn sẽ quyết định sự thành công trong tương lai của bạn- Jack Ma

Bắt đầu chủ đề chính

OK đấy là đại bản doanh mình, Giờ vào chủ đề tại hạ sẽ chia sẻ chính cho các huynh đệ đây này. Có vài gạch đầu dòng như sau

  • Huynh đài có đang họp đúng cách không ?
  • Huynh đài đã lãng phí thời gian như nào trong các buổi họp ?
  • Các cuộc họp huynh đài tham gia có bao nhiêu % có giá trị ?
  • Có những loại họp như thế nào ?
  • Chuẩn bị cuộc họp như thế nào cho hiệu quả ?
  • Làm sao để điều hành một cuộc họp hiệu quả ?

Ai cũng đã từng tham gia rất nhiều các cuộc họp trong công ty, các cuộc họp giao ban, họp lên kế hoạch, họp ra quyết định & giải quyết vấn đề, họp trao đổi thông tin, họp sơ kết  hay tổng kết , họp cải tiến... Nhưng hình như ai cũng tham gia các cuộc họp trên theo 1 kiểu  NGỒI & NGHE dành 5s thử nghĩ xem có đúng không ?

Hãy nhớ rằng mặc dù chúng đều chung một từ họp nhưng về bản chất nó khá nhau rất nhiều. Nhưng hình như chúng ta không để ý đến vấn đề này hay làm sao để có một cuộc họp tốt. Theo quan sát thiển cận của tại hạ thì có một tỷ lệ rất lớn những những buổi họp không đem lại giá trị gì cho tổ chức hay cá nhân mà đáng nhẽ nó phải như vậy. Và sự thật là do các buổi họp chưa được tổ chức đúng cách hay có quá nhiều tranh cãi, phản đối trong cuộc họp dẫn đến kết quả không đâu đi đến đâu. Do đó việc đầu tiên để họp đúng cách chúng ta cần có một thái độ đúng mực của họp hành và tận dụng chúng để thúc đẩy công việc.

Trong cuốn sách "Death by Meeting" (Chết vì họp) có đưa ra một lý do khá hay như sau "Sở dĩ các cuộc họp thất bại vì nó rất chán, lặp đi lặp lại với kết quả biết trước, con người tham dự thì không đóng một vai nào, và bởi vì nó luôn thiếu các cấu trúc họp có tính bối cảnh"

Tính bối cảnh ở đây nghĩa là gì nhỉ ?

Nó là bối cảnh =)) ví dụ như một cuộc họp giải quyết vấn đề không thể tổ chức giống như một buổi họp trao đổi thông tin chỉ có người nói và người nghe được, mà tất các các thành viên đều phải có trách nhiệm và vai trò đóng góp  ý kiến hỗ trợ cho việc giải quyết vấn đề hay ra quyết định chứ

Họp không phải như là họp chợ  đơn giản là tụ tập cùng nhau mà là cơ hội để cùng nhau làm việc và kiến tạo nên các giá trị mới.

Vậy như thế nào là đi họp một cách chuẩn men 2021 nhất (Trường hợp sang năm 2022 tại hạ sẽ update sau =)))

Ai trong số các huynh đệ đây đã từng suy nghĩ về cách họp như thế nào là đúng chưa ạ ? Hay đơn giản là theo bản năng ? Tại hạ dám chắc phần đông là theo bản năng nếu có phản biện gì hãy trực tiếp liên hệ với tại hạ ạ.

Làm thế nào để có thể họp đúng cách

Một vài câu hỏi cần đặt ra để có thể họp đúng

  1. Cuộc họp có thực sự quan trọng với huynh đài không ?
  2. Huynh đài có cần phải tham dự buổi họp không ?

Nếu không tự trả lời được thì hỏi thử các hạ tổ chức họp xem mình có thực sự cần tham gia không. Khi có lý do đủ thuyết phục thì hãng tham gia. Nếu đơn giản buổi họp đó chỉ là chia sẻ thông tin thì hãy hỏi câu tiếp theo

  1. Liệu những thông tin này huynh đài có thể đọc bằng văn bản được không  ? (email, docs...)

Tất nhiên trừ những trường hợp họp  khẩn và cần sự có mặt của huynh đài vì không phải cái gì văn bản cũng có thể giải quyết được.

Sau khi đã xác định bạn cần tham gia cuộc họp thì tiếp theo hãy xác định

  1. Mình tham gia buổi họp với vai trò gì ?
  2. Có cần báo cáo thông tin gì không ?
  3. Cần đóng  góp hay thu về những gì ?

Ở trên tại hạ có nói về ĐÚNG GIỜ nên nếu không có gì đặc biệt hãy đến trước phòng họp khoảng 5-10 phút (Nếu ai sử dụng calendar có thể cài đặt tính năng này. )

Một vài lưu ý quan trọng khi tham gia buổi họp

  1. Hãy luôn chuẩn bị danh sách những câu hỏi, thắc mắc trước buổi họp
  2. Luôn luôn đóng góp ý kiến, phát biết ngay khi có cơ hội
  3. Luôn luôn tìm cơ hội để đóng góp giá trị cho buổi họp
  4. Ghi chú, note lại các thông tin quan trọng trong buổi họp

Trong phần đóng góp ý kiến chúng ta hãy đóng góp dựa trên tinh thần hợp tác hỗ trợ nhau, tránh phán xét, hạ thấp, bác bỏ nhau. Đây là điều rất quan trọng không thì buổi họp sẽ biến thành một cuộc tranh cãi không có hồi kết rồi cuối cũng không đem lại giá trị gì cả.

Huynh đài phải biết rằng buổi họp giúp chúng ta rất nhiều

  1. Giải quyết những khúc mắc của cá nhân liên quan đến công việc
  2. Cơ hội được nhận nhiều tư vấn từ những người xung quanh
  3. Thể hiện sự chuyên nghiệp và bám sát công việc
  4. Cơ hội để giải quyết các vấn đề của các bạn khác
  5. Cơ hội đóng góp giá trị chung cho công ty

Vì vậy hãy thật sự trân trọng những buổi họp, tận dụng tối đa thời gian họp, luôn luôn đóng góp ý kiến, quan điểm cá nhân, luôn luôn ghi chép lại những thông tin quan trọng và cuối cùng là tránh xa các hoạt động gây xao nhãng như Facebook, Zalo, Lướt web...

Bài nay cũng khá dài rồi nên hôm nay tại hạ xin phép dừng lại ở đây. Trước khi chuyển sang câu chuyện tiếp theo (Sau buổi họp chúng ta cần làm gì ? , Làm thể nào để tổ chức họp đúng cách ? ) xin được chúc các huynh đài khi đã đọc đến đây hẳn là rất quan tâm đến vấn đề này  thực sự nhận được giá trị của họp là gì và từ giờ sẽ có những buổi họp thực sự có ý nghĩa.

Xin chào và hẹn gặp lại ! :)

Có một sự khác biệt nhỏ giữa người và người, nhưng khác biệt nhỏ ấy tạo ra khác biệt lớn. Khác biệt nhỏ là thái độ. Khác biệt lớn là việc nó tích cực hay tiêu cực.- Aristotle

Tags

Great! You've successfully subscribed.
Great! Next, complete checkout for full access.
Welcome back! You've successfully signed in.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.