Kĩ Năng Báo Cáo *Đỉnh Chóp*

reports Mar 14, 2021

Xin chào mọi người. Lại là mình đây :)). Sau bao ngày mai danh ẩn tích (nói trắng ra là lười ) thì mình lại quay lại rồi hehe

Tình hình là cũng đã bước qua năm 2021 rồi không biết ace đã review lại cuộc sống của mình trong năm vừa rồi chưa nhỉ ? Các mục tiêu có đạt được không, Bản thân có cảm nhận được sự phát triển ấy không ?... vân vân. Nếu chưa thì mình khuyên bạn nên làm NGAY và LUÔN đi. nếu không năm sau cũng sẽ lặp lại như năm vừa rồi thôi :(

Updated 2021/03/12: Đấy sợ chưa phần trên là viết lâu lắm rồi :(

Thôi không lan man nữa, tập trung vào chủ để chính của ngày hôm nay KĨ NĂNG BÁO CÁO ĐỈNH CHÓP

Tại sao lại là chủ đề này  ?

Cũng là một nhân duyên khi đợt gần đây mình phát hiện trong công ty có nhiều bạn không hiểu ý nghĩa của việc báo cáo, báo cáo hời hợt, làm cho có lệ...Nếu việc này vẫn cứ tiếp diễn mình cảm thấy sẽ không ổn 1 chút nào.  Với tâm mong cầu mọi người đều tốt nên thì mình quyết định chọn viết bài này để chia sẻ kinh nghiệm cá nhân với mong muốn phần nào giúp ace hiểu ra được giá trị cũng như ý nghĩa của việc báo cáo.

Trên đời có hai hạng người đáng quý nhất, một là người không mắc phải lỗi lầm gì, hai là người có lỗi nhưng biết sai và sửa chữa (Đức Phật)

Dưới đây mình cũng sẽ sử dụng thủ pháp 5W1H một công cụ rất hữu ích để trình bày cho bài viết lần lần này :)

What - Báo cáo là gì ?

Chúng ta có 1 công việc

Chúng ta có 1 người làm việc

Chúng ta có 1 người giao việc / Người chịu trách nhiệm / Người có liên quan

=> Báo cáo là việc người làm việc  thông báo, giải trình, truyền đạt thông tin về kết quả, tình trạng, tiến trình hay có sự thay đổi, vấn đề phát sinh của công việc cho người giao việc / Người chịu trách nhiệm / Người có liên quan tới công việc

Chúng ta có thể lấy vài ví dụ như (Thực tế trong công ty hiện tại)

1. Developer báo cáo tiến độ task cho PM

2. BrSE báo cáo tiến độ dự án cho KH

3. Đội EGM báo cáo kết quả điều tra người request

Chú ý : Phạm vi báo cáo ở đây sẽ ở mức đơn giản ở mức cáo báo công việc thôi nhé. Rộng ra những phần lớn hơn như kiểu báo cáo tài chính, báo cáo thống kê... nằm ngoài scope

Why - Tại sao chúng ta phải cáo cáo

Hãy thử tưởng tượng nhé. Bạn đang làm 1 người giao việc / Người chịu trách nhiệm / Người có liên quan tới một công việc nào đó mà người khác đang thực hiện

Bạn sẽ cảm thấy sao khi không biết tình hình công việc đó đến đâu rồi ?

Bạn sẽ cảm thấy sao khi nhìn vào báo cáo của bạn đó mà không hiểu vấn đề đang được giải quyết đến đâu ? có vấn đề nào khác phát sinh không ? do thiếu thông tin ?

Bạn sẽ cảm thấy sao khi lúc nào cũng phải trực tiếp chủ động confirm tiến độ công việc ?

Đó bạn nhận thấy chưa nào ? ok giờ ngược lại đặt bạn vào vị trí người báo cáo và đối tượng là khách hàng, người quản lý, cấp trên xem. Họ cũng sẽ cảm thấy như thế đấy nếu chúng ta không báo cáo ĐÚNG, ĐỦ & KỊP THỜI

Báo cáo thôi chưa đủ, Nếu bạn báo cáo ĐÚNG, ĐỦ, KỊP THỜI thì, thì sao nào ?

  1. Thông tin giữa các bên minh bạch đầy đủ
  2. Nắm bắt kịp thời các vấn đề để xử lý
  3. Tiết kiệm thời gian của nhau.
  4. Tạo dựng niềm tin giữa các bên

Tạm thời mới nghĩ đến đây, ace nào có đóng góp thì cứ liên hệ nhé

When - Khi nào cần báo cáo

Hiện tại mình thấy nếu chia ra thì vài loại báo cáo sau

  1. Báo cáo định kì (thường được setting sẵn rồi, cứ đến giờ là quẩy thôi)
  2. Báo cáo đột xuất (Khi có việc đột ngột phát sinh ⇒ Ngay lập tức hoặc tùy vào độ quan trọng thì có thể xếp lịch)
  3. Báo cáo theo tiến độ (Thằng này gần giống với định kì nhưng thường không cố định mà phụ thuộc vào công  việc - Đối với những công việc dài)
  4. Báo cáo theo kết quả (Những việc nhỏ, không cần báo cáo theo tiến độ mà thực hiện rồi báo cáo kết quả luôn)

Và tùy vào tình hình đánh giá tại thời điểm đó mà đưa ra thời điểm thích hợp.

Who - Ai báo cáo, báo cáo cho ai

Cái này bên trên cũng có nói rồi. Tất nhiên là ông làm báo cáo cho ông có trách nhiệm, ông liên quan.. rồi. ⇒ Bạn sẽ phải xác định được ai đang có liên quan và chịu trách nhiệm với công việc đó.

Mà khoan mình thấy hình như thiếu 1 vế. Thế ông liên quan, ông có trách nhiệm có bao giờ báo cáo với ông làm không nhỉ. Với mình thì là có trong trường hợp công việc có sự thay đổi. Để dễ hình dung thì chúng ta thường dùng từ thông báo nhiều hơn là báo cáo.

Where - Báo cáo ở đâu bằng gì

Bằng tất cả các phương tiện mà 2 bên có thể trao đổi với nhau. Và tất nhiên là tùy tình thời sự của nó thì sẽ cần có những kênh khác nhau

Email, Chat, Điện thoại, Văn bản & Tài liệu, Trực tiếp...Thậm chí còn báo cáo gián tiếp mới sợ =)))

How - Phần quan trọng đây rồi

Cuối cùng thì phần này cũng đã đến. Nói dài nói dai thì lại thành nói dại mong anh chị em bỏ qua :))

Để báo cáo tất nhiên là phải xác định 1 số yếu tố sau mà nó sẽ ảnh hưởng tới cách mà chúng ta báo cáo

Báo cáo cho ai ?

Cái này quan trọng à nha, Tùy vào đối tượng mà thông tin họ cần có thể sẽ khác nhau. Chúng ta cần phải biết được họ cần  thông tin gì ở mình thì mới có thể chuẩn bị được những thứ thỏa mãn điều đó

Do đó đầu tiên hãy xác định mình sẽ báo cáo cho ai và đánh giá xem họ cần những thông tin gì đến mức độ nào để chuẩn bị nội dung phù hợp

Báo cáo về cái gì

Ẩn số này cũng rất quan trọng. Vấn đề của bạn có tính thời sự không ? có cấp bách không ? Có ảnh hưởng tới cái gì không ? nhờ đó bạn có thể chọn được thời điểm phù hợp

Sau khi có nội dung và thời điểm phù hợp rồi thì phải tổ chức sao cho nó dễ nhìn, dễ hiểu. Sao cho nội dung không bị thiếu, không bị thừa, không bị trùng lặp

Vài tư duy có thể áp dụng như Nguyên tắc  Mece, 5W1H...

Về cấu trúc thì mình thấy phù hợp nhất là Top Down

Tổng kết

Phùuuu !!!! Vậy là cuối cùng cũng kết thúc được bài này sao bao nhiêu ngày tháng ngâm =))

Mình cũng đã giới thiệu, chia sẻ về kĩ năng báo cáo (* Giới hạn trong công việc) cho mọi người theo góc độ quan sát và phân tích của mình. Đúc kết lại việc minh bạch thông tin là rất quan trọng trong môi trường công việc. Nó giúp cho các công việc, vấn đề luôn luôn sáng tỏ mà ai cũng có thể nhìn nhận, nắm bắt được ĐÚNG, ĐỦ VÀ KỊP THỜI. và báo cáo là một trong những tools, hay kĩ thuật phần nào đáp ứng dược điều đó.

Và tất nhiên rồi giống với những câu quotes ở trên ai cũng có lỗi sai thôi. Quan trọng là bạn nhận ra nó và vượt qua nó. Đó là người đáng quý nhất.

Cuối cùng tặng các bạn 1 câu nữa

Đừng cố gắng làm một người thành công, Hãy cố gắng thành một người có giá trị  (Albert EinStein)

Xin chào và hẹn gặp lại vào bài sau....

Tags

Great! You've successfully subscribed.
Great! Next, complete checkout for full access.
Welcome back! You've successfully signed in.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.