Tổ chức buổi họp hiệu quả (3)

BrSE Jun 22, 2021

Hi xin chào mọi người lại là mình Shun đây :))

Phần này sẽ nối tiếp 2 phần trên đi họp đúng kiểu và làm gì sau buổi họp. Và cùng là phần kết thúc cho chuỗi họp này của mình. Hi vọng nó sẽ có ích với tất cả anh chị em.

Danh sách các bài viết

  1. Hôm nay tại hạ sẽ nói về họp (1) – Đi họp đúng kiểu
  2. Mình lại tiếp tục nói về họp đây (2) – Sau buổi họp
  3. Tổ chức buổi họp hiệu quả (3) - Trong buổi họp

Hơi ngược chút đúng không hihi :))

Ok, như bài đầu tiên mình có nói, họp có rất nhiều loại nhưng tựu chung để có một cuộc họp hiệu quả thì cần phải có

  1. Mục đích rõ ràng
  2. Có agenda
  3. Các thành phần tham gia phù hợp, số lượng phù hợp
  4. Nội dung bám sát vào mục đích & Có kết quả rõ ràng
  5. Thời gian, thời lượng phù hợp với các bên tham gia
  6. Được chuẩn bị trước (Máy móc, địa điểm ....)

Thế mới thấy để tổ chức được một buổi họp hiệu quả không hề dễ dàng chút nào, nhưng không phải không học được. Nắm được và trả lời được rõ ràng các nội dung trên là ta đã đi được 50% chặng đường rồi đó cũng là khâu chuẩn bị

Câu hỏi tư duy luyện não

Với mỗi nội dung bên trên bạn hãy thử đặt câu hỏi tại sao và thử trả lời nhé. Ví dụ: Tại sao buổi họp cần có mục đích rõ ràng ?, Tại sao cần chuẩn bị trước ...

Ngoài ra trong một buổi họp cũng cần có cấu trúc rõ ràng, để các bên hiểu rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình là gì. Một số roles có thể kể đến như

  1. Người điều phối hay facilitator
  2. Chủ cuộc họp
  3. Các thành viên tham dự
  4. Thư kí cuộc họp

Và quyết định các hình thức để triển khai cuộc họp

  1. Cách chốt action, giải pháp trong buổi họp: Chủ tọa, hay Vote theo số đông?
  2. Nội dung cuộc họp  sẽ được ghi lại và lưu vào đâu
  3. Các rules như lắng nghe không chen ngang, tập trung thảo luận , tích cực đóng góp ý kiến...

Vậy chúng ta sẽ có những loại cuộc họp nào ? vì mỗi cuộc họp sẽ có tính chất mục đích khác nhau nên bạn hãy tùy vào tình hình để đưa cách hoạt động phù hợp (Mình đã liệt kê ở trên)

  1. Họp thông báo thông tin
  2. Họp để thảo luận, hội ý
  3. Họp rà soát sơ kết, tổng kết
  4. Họp lên kế hoạch
  5. Họp cả tiến, kaizen
  6. Họp giao ban

Và có thể có những loại họp khác nữa mà mình chưa nắm được, Cũng có thể có sự kết hợp giữa vài loại họp trên với nhau để tạo ra một loại họp mới chẳng hạn. Ví dụ ta có thể kết hợp họp rà soát, tổng kết với lên kế hoạch. Nhưng dù như vậy hãy cố gắng phân biệt hết sức có thể đừng để chúng lẫn lộn với nhay bằng cách chia thành các section

Tiếp theo chúng ta sẽ đi vào từng loại một

Dù trong ở buổi họp nào thì vị trí điều phối hay điều hành cuộc họp mình nghĩ là quan trọng nhất. Họ là những người đảm bảo cho cuộc họp

  1. Chạy đúng AGENDA đã đưa ra
  2. Đúng giờ
  3. Đạt được mục đích của cuộc họp
  4. Quản lí sự bất đồng trong buổi họp (ai cũng đưa ý kiến, tập trung, mâu thuẫn...)

Là người bắt đầu và kết thúc buổi họp, hướng dẫn mọi người đi đúng hướng trong buổi họp. Nói thì nghe dễ nhưng nó chưa vào giờ là đơn giản cả.

Trên đây là mình có chi sẻ về cách tổ chức họp hiệu quả có quá nhiều thứ cần bận tâm, khiến chúng ta khó nào tưởng tượng ra được nên làm thế nào là tốt đúng không. "Chỉ có hành động mới tạo ra kết quả" nên hãy thử thực hiện hành động dưới đây trước và đánh giá kết quả nhé.

  1. Chuẩn bị nội dung cuộc họp có mục đích rõ ràng
  2. Hướng cả team đi theo nội dung đó và cố gắng đưa ra được kết quả trong buổi họp

Sau mỗi một buổi họp bạn nên thử ngồi lại 1 mình hoặc với cả team để cùng kaizen đánh giá xem buổi họp vừa rồi của mình có những gì đã làm tốt, những gì làm chưa tốt và có thể thử action gì để cải tiến cho lần sau. Lặp đi lặp lại như thế bạn sẽ thấy hiệu quả bất ngờ. Điều kì lạ là cách làm vừa rồi mình vừa trình bày có thể áp dụng cho tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống mang tên "Cải tiến liên tục".

Hi vọng trong bài viết này các bạn bạn có thể rút ra được vài ý, có ích cho mình. Xin chào và hẹn gặp lại :)

Tags

Great! You've successfully subscribed.
Great! Next, complete checkout for full access.
Welcome back! You've successfully signed in.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.